SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci
dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan
suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity
of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang
harus dicapai.
Untuk siapa SOP dibuat?
SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa
berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf
administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager.
SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian,
untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim, dan untuk pengawas pekerjaan tsb.
Kapan menyusun SOP?
SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan
dengan baik atau belum.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan
percobaan.
Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang
diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi
berbeda, dan/atau apapun yang mempengaruhi lingkungan kerja.
Mintalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan
perbaikan SOP secara teratur
Sepanjang apa SOP disusun?
Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP,
karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yang berbeda namun
tetap harus lengkap dan akurat.
Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para
pelaksana. Sebuah prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP
(misalnya dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap
Penyelesaian)
Siapa yang membuat SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yang terdiri atas:
Penulis SOP (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
Keuntungan adanya SOP:
SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan
sarana komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan secara konsisten.
Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena
tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
SOP bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan
untuk mengukur kinerja karyawan.
Sistem, Prosedur & Langkah
Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem
pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM.
Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini
bisa berjalan dan bekerja sama
Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai
contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur
permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi,
prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi
Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun
sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat
terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak
dibakukan.
Manager menggunakan standard operating procedures (SOP)
untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yang sama setiap
kali menjalankan prosedur
Tips Menyusun SOP
Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan,
kemudian ceritakan”
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar
topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan
oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika
Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca
Tips Penulisan SOP
Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk
menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukkan alur dan urutan langkah untuk
menjalankan kegiatan
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang
Tidak ada komentar:
Posting Komentar